Yaklaşık 140 yıllık nüfus belgelerini “sarraf titizliğiyle” dijital ortama taşıyorlar

İçişleri Bakanlığı Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü bünyesindeki Türkiye Nüfus Arşivi’nde yaklaşık 110 bin nüfus kütüğü ve 500 milyon nüfus dayanak belgesi bulunuyor.

Yangın, deprem ve sel gibi afetler ile devamlı kullanım dolayısıyla yıpranan ve hasarlı hale gelen arşiv belgelerinin korunması ve yok olmaktan kurtarılması amacıyla Dijital Arşiv Projesi yürütülüyor.

Burada görevli 29 restoratör, yıllar içinde yıpranan ve restorasyona ihtiyaç duyan belgelerin onarımını yapıyor. Onarılan belgeler daha sonra dijital ortama aktarılıyor.

Bugüne kadar yaklaşık 470 milyon belge dijitalleştirildi.

Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü Arşiv Daire Başkanlığı Belge Yönetimi ve Restorasyon Şube Müdürü Emin Kutluğ, AA muhabirine, Genel Müdürlükteki arşiv depolarında, geçmişten bugüne, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşlarının kimlik, ikamet, aile bağları gibi bilgilerini içeren milyonlarca belge bulunduğunu söyledi.

Bu arşivin korunması ve gelecek kuşaklara aktarılmasının önemine işaret eden Kutluğ, “Arşivimiz, canlı kayıt dediğimiz hukuki belgeleri ihtiva etmektedir. Öyle ki herhangi bir kayıt kaybolduğu zaman o kişinin bütün hukuki ve mali hakları kaybolmaktadır. Bu bakımdan bu belgelerin çok titizlikle saklanması gerekmektedir.” dedi.

“Belgeler hem restore ediliyor hem de ciltleniyor”

Kutluğ, tek nüsha olan nüfus belgelerinden bir kısmının yıllar içinde yıprandığını ve hasarlı hale geldiğini belirterek, “Bu defterler ve belgeler, tasnif grubumuzda önce değerlendirilmekte ve birleştirilmektedir. Restorasyona ihtiyacı olanlar restorasyon birimine iletilmektedir.” diye konuştu.

Belgeler 142 yılın kayıtlarını taşıyor

Belgelerin, 81 vilayette yaşayanlara ait 142 yılı kapsayan bilgiler içerdiğini ifade eden Kutluğ, “Nüfus kütüklerimizin en eski tarihli olanı 1881 yılına aittir. 1881’de kadın nüfus, ilk defa nüfusa ve kütüğe kaydedilmiş, sayıma dahil edilmiştir.” bilgisini verdi.

Kutluğ, yıllar içinde yıpranan nüfus belgelerinin, uzmanlar tarafından tasnif edilmesinin ardından restoratörlerce titizlikle onarıldığını anlatarak, şöyle devam etti:

“Bugüne kadar 1,5 milyon sayfa belgenin restorasyonunu tamamladık. 110 bin cilt nüfus kütüğünün yaklaşık 70 bininin restorasyona ihtiyacı var. Bugüne kadar hafif hasarlı olan defterlerimizin 40 bininin hem restorasyonu hem de dijital çekimi tamamlandı. Kalan 70 bin defterin en kısa zamanda tasnifleri ve restorasyonlarının tamamlanması ve ivedilikte dijital arşive dönüştürülmesi için çalışıyoruz.”

“Defterler yıpranmaktan kurtulacak”

Dijital ortama aktarılan bilgilere hem daha kolay ulaşılacağını hem de ilgili belgenin tekrar tekrar kullanılmasına gerek duyulmayacağını söyleyen Kutluğ, “e-Devlet uygulaması kapsamında, ilgili yerlere bunların görüntüleri gönderilecek. Böylece uzmanlarımız sadece bilgisayar başında işlemlerini yürütecek ve defterler yıpranmaktan kurtulacaktır.” ifadelerini kullandı.

Emin Kutluğ, “Türkiye Nüfus Arşivi, Türkiye’nin milli hafızasıdır. Bu hafızanın korunması ve gelecek kuşaklara aktarılması için çalışmaktayız.” dedi.

Özel yapıştırıcı ve kimyasallar kullanılıyor

Restoratör Gülsüm Özkan da belgelerin, tasnif bölümünde sınıflandırılmasının ardından kendilerine geldiğini söyleyerek, şunları kaydetti:

“Restorasyon çalışmalarında, belgelerin ilk olarak genel durumlarına bakıp temizlik çalışmalarına başlıyoruz. Kıvrılmış veya yırtılmış belgeler varsa bunların ilk olarak toparlanması aşamasıyla devam ediyoruz. Temizlik aşamasını kağıt için uygun fırça ve silgilerle gerçekleştirdikten sonra kağıda uygun özel yapıştırıcı ve kimyasallar kullanarak sağlamlaştırma çalışmalarını gerçekleştiriyoruz.”

Özkan, restorasyon bölümünde deforme olduğu için okunamayacak hale gelen belgeler üzerinde de çalıştıklarını dile getirerek, şöyle devam etti:

“Okunamayacak şekle gelen belgelerde sağlamlaştırmak adına özel kimyasal solüsyonlar kullanarak sayfaların açılmasını, onlardaki düzeltmeleri sağlıyoruz. Daha sonra eksik, yırtılan kısımlarda asitsiz kağıtlarla tamamlama, yapıştırma gibi özel işlemler uyguluyoruz.”

“En az 100-150 yıl kadar sürdürülebilirliği sağlanıyor”

Restorasyon çalışmalarının tamamlanmasının ardından belgelerin dijital arşiv kısmına gönderildiğini anlatan Özkan, “Dijital arşivde taranan belgeler daha sonra ciltlenmek için ciltleme bölümüne gönderiliyor. Orada ciltlenen belgeler, daha sonra arşivlenmek üzere özel kutularda arşiv bölümlerine koyuluyor.” şeklinde konuştu.

Özkan, restorasyon işlemleriyle belgelerin onarımının yanı sıra korunmasının da sağlandığına dikkati çekerek, “Dijital arşiv kısmında, dijital ortama aktarılan belgelere süresiz olarak oradan ulaşılabiliyor. Belgelerin asıllarının saklandığı özel arşiv odalarımız var. Bu alanlardaki belgelerin, özel koşullarda saklandığı için en az 100-150 yıl kadar sürdürülebilirliği sağlanıyor.” dedi.